智库实务丨企业规章制度制定中的民主程序及公示程序
2019-05-22
企业在管理过程中，常常会以劳动者严重违反公司规章制度为由与劳动者单方解除劳动合同。劳动者提出仲裁或诉讼后，公司往往无法提供规章制度已经过民主程序及公示程序的证据，从而导致公司败诉。因此，确保企业规章制度制定的民主程序及公示程序的有效、便捷显得尤为重要。
一、涉及劳动者切身利益的规章制度制定应当经过民主、公示程序
《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定的范围包括：劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项。例如：考勤管理制度、试用期考核管理、员工培训、薪酬管理、绩效考核管理、奖惩制度等。
二、民主程序的流程
企业制定规章制度讨论稿→职工代表或全体职工对讨论稿进行讨论→职工代表或全体职工提出方案和意见→企业与工会或职工代表平等协商确定。
特别说明：
1、职工人数在一百人以上的企事业单位应当召开职工代表大会讨论；职工人数不足一百人的企事业单位一般召开全体职工大会讨论。
2、用人单位应保留职工代表或全体职工讨论、与工会或职工代表协商的书面证据（如会议签到表、参加者签字的会议记录、讨论稿征求意见表等）。
3、职工代表大会制度、工会制度应符合《中国工会章程》、《中华人民共和国工会法》、《企业民主管理规定》等规定。
三、公示或告知方式
1、通过网站、电子邮件、微信、QQ、OA系统等电子传输方式告知
企业可以将制定的规章制度通过电子传输方式发送给员工，优点是快捷、节省成本；缺点是增加了企业诉讼举证成本，电子证据应当办理公证。
2、通过公告栏公示
企业可以将制定的规章制度张贴在员工容易看到的公告栏，优点是无需召集员工开会学习，可以节省印刷费用、节省空间，公示成本低且容易操作；缺点也是增加了企业的举证难度。员工如辩称用人单位没有公示，用人单位较难举证。
3、通过员工手册公示
企业可以将制定的规章制度印刷为员工手册发放给员工，优点是用人单位通过印发并让劳动者签收的方式公示，企业容易举证，且便于员工随时查阅和学习。缺点是需要印刷成本，如需修订和更改，重新印制成本较高。
4、通过培训或开会学习公示
企业可以将制定的规章制度组织员工培训或开会学习，并且让参加会议的人员签到。优点是容易证明用人单位已经公示，而且可以节省印刷成本。
5、通过劳动合同附件公示
企业可以将制定的规章制度作为劳动合同的附件，优点是降低了企业的举证责任；缺点是劳动合同附件的制定需要耗费一定的人力、物力，条款必须表述清晰、明确才能发挥其优势，例如，可在劳动合同写明：“乙方（员工）已经认真阅读了上述规章制度，并且理解了上述规章制度的含义，而且愿意遵守甲方（用人单位）规章制度。”这样就能保证公示的有效性。
6、规章制度传阅公示
企业可以将制定的规章制度以部门为单位相互传阅，并要求传阅人员签字，优点是快捷，节省成本，企业容易举证；缺点是不便于员工随时查阅和学习。